Képzésekhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok

A képzések lebonyolításához nemcsak a tananyag kidolgozása, hanem a pontos adminisztráció is elengedhetetlen. Ezek a feladatok biztosítják a résztvevők nyilvántartását, a jogszabályi megfelelést, és lehetővé teszik az eredmények nyomon követését.

1. Résztvevők nyilvántartása

  • Jelentkezési lapok gyűjtése: papíron vagy online űrlapokon keresztül (pl. Google Űrlapok, Moodle regisztráció).

  • Résztvevői adatbázis létrehozása: név, elérhetőség, TAJ szám, születési dátum (pl. támogatott képzéseknél), korábbi képzettségek.

  • Hozzájárulások kezelése: adatkezelési nyilatkozatok, GDPR szerinti hozzájárulások begyűjtése.

2. Jelenléti ívek kezelése

  • Online és offline jelenléti ívek: fizikai képzéseknél papíralapú, online tanfolyamoknál rendszerbe (pl. Moodle) rögzített jelenlét.

  • Bejelentkezési naplók: távoktatási rendszerekből (pl. Moodle, Teams) exportált logok, amelyek bizonyítják a részvételt.

3. Tanúsítványok és igazolások kiállítása

  • Tanúsítvány sablonok készítése: résztvevő neve, képzés címe, óraszám, dátum, aláírás, pecsét, sorszám.

  • Egyedi sorszámok kezelése: nyilvántartás, hogy ki mikor és milyen tanúsítványt kapott.

  • Digitális és papíralapú tanúsítványok: Moodle-ből automatikusan generált tanúsítványok, vagy manuálisan kiállított dokumentumok.

4. Kommunikáció a résztvevőkkel

  • Értesítések küldése: képzés kezdete, záróvizsga időpontja, tanúsítvány átvétele.

  • Kérdőívek: igényfelmérő, elégedettségi kérdőívek adminisztrálása, eredmények gyűjtése.

5. Dokumentáció archiválása

  • Képzési naplók: tartalmazzák a képzés lefolyását, időpontokat, tananyagtémákat, oktatókat.

  • Jelentkezések, jelenléti ívek, tanúsítványok megőrzése: digitálisan vagy papíralapon, a jogszabályokban előírt ideig (5 év).

6. Támogatási és pályázati adminisztráció 

  • Képzési szerződések kezelése

  • Támogatási feltételek teljesítésének dokumentálása: jelenléti ívek, fotódokumentáció, nyilatkozatok.

  • Jelentések, elszámolások készítése: az Irányító Hatóság felé.

7. Rendszeradminisztráció (Moodle)

  • Kurzusok létrehozása, struktúra kialakítása: témák, modulok, értékelési rendszer.

  • Felhasználói jogosultságok kezelése: tanulók, oktatók, adminisztrátorok hozzáférési szintjei.

  • Vizsgák, kvízek eredményeinek nyilvántartása: teljesítések rögzítése, értékelések dokumentálása.

8. Digitális kompetenciamérés adminisztrációja

  • Elő- és utómérések lebonyolítása: kérdőívek, tesztek kiértékelése.

  • Eredmények rögzítése: fejlődés nyomon követése.

Adminisztrációs eszközök ajánló

  • Google Drive / OneDrive: dokumentumok, ívek, sablonok tárolására.

  • Excel / Google Táblázat: résztvevők, tanúsítványok, jelenlétek nyilvántartására.

  • Moodle: teljes e-learning adminisztráció (jelenlét, tanúsítvány, vizsgaeredmények).

  • Docusign / Adobe Sign: digitális aláírásokhoz.

  • SurveyMonkey / Google Forms: kérdőívekhez.

Utolsó módosítás: 2025. április 27., vasárnap, 21:42